3 trin til at vælge den rigtige videoproduktionspartner
af Alonso Mayo | FLUID Partner
Har du brug for en videoproduktionspartner til en video eller en serie af videoer til din B2B- eller B2C-virksomhed eller nonprofitorganisation? Skal du bruge dit interne marketingteam eller hyre en freelancer, et videoproduktionsselskab eller et bureau? Der er mange muligheder, men at vælge den "rigtige" partner er afgørende for at nå dit projekts potentiale. I denne guide skitserer vi videoproduktionslandskabet og hjælper dig med at navigere i processen med at finde den rigtige partner til dit projekt.
I denne guide går vi ud fra:
Du har allerede besluttet, hvilken type video du har brug for (f.eks. en introduktionsvideo til dit brand, video ads, kundehistorier, casestudier, en branded serie osv.) Du kan også læse vores guide: Sådan bruger du video i de 4 faser af en marketingtragt.
Du har allerede stillet dig selv nogle grundlæggende spørgsmål om dit videoprojekt og dit brand (Hvad er din brandidentitet? Hvad er den historie, du vil fortælle? Hvem er målgruppen? Hvad er opfordringen til handling? Hvad er dit budget og din tidslinje?). Du kan også læse vores guide: 5 spørgsmål, du skal overveje, før du laver en brandvideo.
Det er de tre trin i processen med at finde og udvælge en videoproduktionspartner, som vi vil skitsere:
At identificere den rigtige type videoproduktionspartner til dit projekt (dit interne marketingteam, en freelancer, et videoproduktionsselskab eller et bureau)
Hvad du skal forberede, før du kontakter mulige kandidater (grundlæggende projektdetaljer og opbygning af en RFP)
Navigere i udvælgelsesprocessen (indledende søgning, prækvalificering af kandidater, kontakt med topvalg, gennemgang af tilbud og forslag og underskrivelse af en kontrakt)
Vi vil primært fokusere på vores erfaring med dokumentarisk brand content, selvom disse trin er lige så relevante for alle typer projekter, inklusive fiktionsfilm eller video ads.
Ja, ja! Lad os komme i gang.
1. Identificer den rigtige type videoproduktionspartner til dit projekt
Lad os først redegøre for dine muligheder:
Gør det selv, eller brug dit interne marketingteam
Ansæt en freelancer
Hyr et videoproduktionsselskab
Ansæt et bureau
Hver mulighed har sine egne fordele og begrænsninger, og valget er som regel knyttet til en blanding af projektbehov, budget og specialiseret knowhow. Der findes ikke en løsning, der passer til alle.
Lad os tage fat på den første mulighed: at gøre det selv eller bruge dit interne marketingteam. Eller sagt på en anden måde...
1.1. Har du virkelig brug for professionelt produceret video?
Værktøjerne til at lave kvalitetsvideoer er blevet tilgængelige for alle, og på grund af de sociale medier er vi alle blevet eksperter i at skabe indhold. Ikke kun det, men mange organisationer har interne marketingteams, der regelmæssigt udgiver indhold, som tidligere skulle outsources.
Så hvad er værdien af eksterne videoproduktionspartnere i dag? Produktionskvalitet? Ja, selvfølgelig. De har som regel adgang til de nyeste og bedste professionelle kameraer, lydudstyr og produktions- og postproduktion . Men helt ærligt, ethvert moderne fotokamera, du måtte have derhjemme, eller som dit interne marketingteam bruger, sammen med lyd- og postproduktion på begynderniveau, vil give imponerende kvalitet.
Den virkelige værdi er knowhow. Effektive videoproduktionspartnere er dygtige strateger, historiefortællere, indholdsproducenter, filmskabere og marketingfolk, som ved, hvordan man fortæller en engagerende historie, der skaber kontakt til publikum, og som selvfølgelig får det til at se godt ud. Når det er sagt, behøver alle videoprojekter ikke at være professionelt produceret.
Hvornår bør du overveje at gøre det selv eller lade dit interne marketingteam håndtere det?
Historiefortælling: Hvis et projekt har et lille behov for historiefortælling, som f.eks. enkle produktdemonstrationer, tutorials eller testimonials.
Holdbarhed: Hvis et projekt har en begrænset levetid, som f.eks. en video til sociale medier, der er tidsfølsom.
Produktionskvalitet: Hvis det at optage videoen med en mobiltelefon eller et begynderkamera er præcis den stil, du går efter, fordi den kommer direkte fra dig, eller hvis du mener, at den kvalitet, som dit marketingteam kan producere, er mere end nok til det pågældende projekt.
Distribution: Hvis du kun planlægger at udgive videoen til dit nuværende publikum og er sikker på, at du eller dit interne marketingteam kan håndtere distribution , herunder betalte kampagner, hvis det er nødvendigt.
Budget: Hvis du ikke har noget budget til at hyre en ekstern videoproduktionspartner.
Hvornår bør du overveje at hyre en ekstern videoproduktionspartner?
Historiefortælling: Hvis et projekt kræver, at man skaber en historie, hvad enten den er enkel eller kompleks, dokumentarisk eller fiktiv, og at man forstår karakteropbygning, struktur, tone og stil.
Holdbarhed: Hvis et projekt har en lang levetid, som f.eks. videoer, der skal ligge på din hjemmeside eller dine sociale mediekanaler, eller som du planlægger at vise i mange år fremover.
Produktionskvalitet: Hvis du vil have, at din video skal se professionel ud og føles professionel.
Distribution: Hvis du gerne vil udvide din eksisterende målgruppe eller nå ud til en ny, og hvis du har brug for hjælp til distribution som betalte kampagner eller annoncekampagner.
Budget: Har du et budget til at hyre en ekstern videoproduktionspartner og til betalte kampagner, hvis det er nødvendigt.
Derudover er der spørgsmålet om perspektiv. Et nyt blik på din organisation og dine produkter eller tjenester kan ofte give en stærk indsigt, selv hvis du har et internt marketingteam med stærke videokompetencer. At få hjælp udefra kan løfte din oprindelige idé til noget unikt, som du ellers aldrig ville have forestillet dig eller været i stand til at producere.
I sidste ende skal du beslutte, om du eller dit team har erfaring og knowhow til at håndtere projektet fra den indledende strategi til kreativ udvikling, produktion, postproduktion og distribution , eller om du har brug for at få professionelle ind over.
Lad os tale om de professionelle.
1.2. Freelancere
Videofreelancere er specialister med forskellige færdighedsniveauer, som arbejder på projektbasis for forskellige kunder, enten direkte med en B2B- eller B2C-virksomhed eller non-profit-organisation eller med videoproduktionsselskaber eller -bureauer. Videofreelancere omfatter en bred vifte af specialiseringer, f.eks. producere, instruktører, produktionsassistenter, kameraoperatører, filmfotografer, produktionslydoptagere, klippere, VFX-kunstnere, animatorer, farvelæggere, lydmixere, komponister og mange flere.
Men hvis du leder efter en freelancer til dit brandvideoprojekt, er der normalt to specifikke typer freelancere, du skal have fat i: videografer og klippere.
En videograf er et "enmandsband" af freelancere, som kan dække alle grundlæggende behov for kamera, lyd og lys. De arbejder normalt alene, men nogle gange samarbejder de med en anden videofotograf eller en assistent, afhængigt af projektets kompleksitet, f.eks. ved optagelser med flere kameraer.
En editor er en freelancer, der kan tage sig af alle postproduktion for et projekt, herunder redigering samt simpel lydmixning og farvekorrektion.
Der er mange videografer med stærke redigeringsevner, så du kan måske finde en enkelt freelancer, der har "hele pakken" og kan dække alle dine videoproduktionsbehov til enkle projekter. Men da freelancere er specialister, vil selv dygtige freelancere, der optager og redigerer, ikke have færdigheder inden for strategi, kreativitet eller distribution . Derudover er deres evner måske ikke ensartede over hele linjen. For eksempel mangler nogle videografer stærke lydfærdigheder, nogle er bedre til at filme end til at redigere, og mange videografer er mere teknikere end historiefortællere.
At bruge en dygtig videofotograf, der redigerer, eller en kombination af en videofotograf og en redaktør kan være en fremragende mulighed for enkle projekter, hvis du eller dit interne team er klar til at tage over på alle de andre områder, der ligger uden for deres kompetence.
Hvornår bør du overveje at ansætte en freelancer?
Historiefortælling: Hvis et projekt har minimale behov for historiefortælling, hvis det visuelle er det vigtigste, eller hvis du er sikker på, at du eller dit interne marketingteam selv kan håndtere strategien og den kreative udvikling. Eksempler på projekter er enkle testimonials, interviews, produktdemonstrationer, tutorials eller eventdækning og opsummeringer.
Produktionskvalitet: Hvis du ønsker en højere produktionsværdi, end hvad du eller dit interne marketingteam kan tilbyde.
Distribution: Hvis du er sikker på, at du eller dit interne marketingteam kan håndtere distribution, herunder betalt markedsføring, hvis det er nødvendigt.
Budget: Hvis du har et budget på mellem 1.500 og 5.000+ dollars til et end-to-end videoprojekt, eksklusive betalte kampagner.
1.3. Videoproduktionsselskaber
Videoproduktionsselskaber er virksomheder, der specialiserer sig i at skabe videoindhold. Simpelt nok, ikke? Ikke helt, for der findes mange forskellige typer af videoproduktionsselskaber. Der er små produktionsselskaber, der kun henvender sig til lokale kunder, "on-demand"-selskaber, der tilbyder standardiserede tjenester, specialiserede produktionsselskaber, der fokuserer på events eller live-streaming, kreative boutique-produktionsselskaber med regional eller international rækkevidde og "hybride" produktionsselskaber, også kaldet videoproduktionsbureauer, der har mange af de samme kvaliteter som et videomarketingbureau.
Det, der adskiller videoproduktionsselskaber fra freelancere, er, at de består af et team af professionelle filmskabere med end-to-end produktions- og postproduktion . Derudover har mange videoproduktionsselskaber også stærke evner inden for historiefortælling med kreative producere og forfattere/instruktører som en del af deres kerneteam. Som sådan kan de hjælpe dig med at lægge en strategi og håndtere kreativ udvikling samt udføre et projekt.
Og da videoproduktionsselskaber arbejder med mange forskellige kunder og typer af projekter, er de velbevandrede i produktionsprocessen og bør hurtigt kunne tilpasse sig behovene i netop dit projekt. Videoproduktionsselskaber samarbejder jævnligt med freelancere og virksomheder, der specialiserer sig i postproduktion som visuelle effekter, animation, lydmix, musik og farvekorrektion, så afhængigt af dit budget kan du opnå den højeste produktionskvalitet.
Kort sagt bør et dygtigt videoproduktionsselskab være i stand til at guide dig gennem hele den kreative og produktionsmæssige proces og løfte din oprindelige idé til et færdigt videoprojekt af høj kvalitet, der vækker genklang hos dit publikum.
Det eneste område, hvor mange videoproduktionsselskaber kommer til kort, er distribution, da et videoproduktionsselskabs rolle traditionelt sluttede ved projektleveringen. Dette begynder at ændre sig, da mange produktionsselskaber inddrager markedsføringskompetencer, og der er en stigning i "hybride" videoproduktionsselskaber eller videoproduktionsbureauer.
Hvornår bør du overveje at arbejde med et videoproduktionsselskab?
Historiefortælling: Hvis et projekt har behov for historiefortælling, enkelt eller komplekst, og kan drage fordel af professionelle kreative med fokus på filmskabelse. Eksempler på projekter er brandfilm, casestudier, kundehistorier, profiler, produktvideoer, brandede serier, dokumentarfilm eller mere komplekse produktdemonstrationer og tutorials.
Produktionskvalitet: Hvis du vil have professionel produktionsværdi.
Distribution: Hvis du er sikker på, at du eller dit interne marketingteam kan håndtere distribution og betalt markedsføring. Medmindre du selvfølgelig vælger et "hybrid" produktionsselskab eller videoproduktionsbureau, der har distribution .
Budget: Hvis du har et budget på mellem 5.000 og 50.000+ dollars til et end-to-end videoprojekt, eksklusive betalte kampagner.
1.4. Agenturer
Et "bureau" er en bred betegnelse for en virksomhed, der tilbyder et udvalg af tjenester inden for strategi, design, markedsføring og reklame. Nogle er store virksomheder med kontorer i mange lande, som tilbyder flere tjenester, mens andre er boutique-firmaer, der specialiserer sig i forskellige nicher som branding, digitale platforme, interaktivt design eller indholdsproduktion.
Mens et "reklamebureau" er den, man går til, når man skal lave en storstilet trykt, digital og tv-reklamekampagne, er et "kreativt bureau" den, man går til, når det gælder generel markedsføring og kreative tjenester, herunder video, og et "videomarketingbureau" er den, man kun går til, når det gælder video.
En måde at forstå forskellen mellem videoproduktionsselskaber og bureauer på er at overveje, hvem der udgør deres teams. Mens et videoproduktionsselskab normalt er et team af filmskabere, der fokuserer på marketingvideoer, er et bureau normalt et team af marketingfolk, der fokuserer på video såvel som andre områder. Et kreativt bureau eller et videomarketingbureau vil normalt have en stab, der består af account executives, kreative direktører, tekstforfattere og en række reklamespecialister.
Mens nogle bureauer har interne videoproduktionsteams, arbejder mange sammen med eksterne videoproduktionsselskaber, men du vil som kunde primært interagere med bureauet og samarbejde tæt om alle kreative valg undervejs. Bureauet vil være direkte ansvarlig for strategi og kreativ udvikling, føre tilsyn med produktions- og postproduktion med videoproduktionsselskabet og derefter stå i spidsen for betalt markedsføring.
Kreative bureauer er en god mulighed, hvis du har brug for en one-stop-shop til alle dine marketingbehov, og videomarketingbureauer er en god mulighed for videoannoncekampagner. Ulempen ved at arbejde med et bureau er, at de måske ikke er det mest omkostningseffektive valg til mange typer af videoprojekter.
Hvornår bør du overveje at arbejde med et bureau?
Historiefortælling: Hvis et projekt har stærke behov for historiefortælling og kan drage fordel af professionelle kreative med et marketingfokus. Eksempler på projekter er reklamefilm, video ads, brandede serier og andre videokampagner.
Produktionskvalitet: Hvis du vil have professionel produktionsværdi.
Distribution: Hvis du har brug for en partner, der udmærker sig inden for markedsføring, herunder betalte kampagner som f.eks. reklamekampagner.
Budget: Hvis du har mellem $50.000 og $250.000+ i budget til et end-to-end videoprojekt, inklusive betalte kampagner.
2. Hvad du skal forberede, før du tager kontakt til mulige kandidater
Okay, så du har fundet den bedste type videoproduktionspartner til dit projekt. Hvad gør du nu? Før du begynder at undersøge og kontakte mulige partnere, skal du skitsere de grundlæggende detaljer i dit projekt, så du er klar til at dele dem med fremtidige kandidater. Hvilke detaljer, du skal medtage, afhænger af, hvilken type projekt du laver, men de mest grundlæggende projektdetaljer, du altid skal medtage, er:
Projektbeskrivelse, herunder hvilken type video du vil lave og nogle nøgleelementer, mål og en grundlæggende historie, hvis det er relevant.
Projektoptagelsessted(er), hvis de allerede er fastlagt. Normalt er det nok at kende byen.
Projektets optagelsesdatoer, hvis de allerede er fastlagt. For eksempel hvis du allerede kender datoerne, fordi projektet drejer sig om en tidsspecifik begivenhed.
Afsluttende projektlængde.
Aktiver, der skal leveres til projektet. For eksempel hvis du allerede ved, at du skal bruge videoen i forskellige formater, eller hvis du også skal bruge fotografier.
Projektets tidslinje med eventuelle hårde deadlines. For eksempel hvis du har en produktlanceringsdato.
Projektreferencer, herunder links til lignende videoprojekter, som du kan lide.
Projektbudget, herunder et fast beløb, hvis du har et, eller et budgetinterval, herunder et lavt og et højt tal, som du vil holde dig imellem.
Mange kunder tøver med at dele deres budget, fordi de frygter, at de ikke får det bedste tilbud fra deres udbydere. Generelt foreslår vi altid, at du deler dit realistiske budget, men vi vil her skitsere nogle grunde til, at du måske eller måske ikke vil dele dit budget:
Hvorfor skal du dele din budgetramme?
Hvis du fortæller om dit budget, får videoproducenterne en god fornemmelse af dit projekts omfang, og de kan udarbejde et tilbud, der passer bedre til dit projekts behov. Generelt vil det spare dig og din videoproduktionspartner for værdifuld tid.
Hvis du ikke fortæller om dit budget, kan du afskrække nogle af de etablerede videoproducenter eller få dem til at træffe kreative og produktionsmæssige valg i deres tilbud, som er urealistiske i forhold til dit reelle budget.
Endelig vil de fleste videoudbydere virkelig gerne have din virksomhed, så de vil sandsynligvis gøre deres bedste for at holde sig inden for din budgetramme og give dig mest muligt for pengene, vel vidende at du sandsynligvis vil kontakte flere kandidater.
Hvorfor skal du ikke dele din budgetramme?
Nogle gange ved man bare ikke, hvad en videoproduktion koster. I dette tilfælde kan det hjælpe dig med at få en bedre fornemmelse af omkostningerne ved at bede om et par tilbud. Men fordi der er så mange variabler involveret i videoproduktion, som f.eks. besætningsstørrelse, type af udstyr, kompleksitet i postproduktion, skal du være forberedt på at få en bred vifte af tilbud, især hvis projektet er komplekst og har stærke kreative elementer.
Nogle gange er du på udkig efter det laveste bud. Det kan fungere, hvis du på forhånd udvælger videoudbydere, som du ved kan levere den kvalitet eller kreativitet, du er på udkig efter, men hvis du ikke på forhånd udvælger udbydere, kan du faktisk ende med at få det laveste bud og den tilsvarende laveste produktionskvalitet og kreativitet.
Nu, hvor du har skitseret dine grundlæggende projektdetaljer, er du klar til næste skridt, som er at beslutte, om du vil bede om et tilbud eller et forslag fra dine videoproduktionspartnerkandidater. Hvilken du vælger, afhænger af kompleksiteten og den kreativitet, der kræves til dit projekt. Vi opdeler projekter i to typer: enkle og standardiserede projekter og komplekse og kreative projekter. De fleste typer af videoprojekter kan potentielt falde ind under begge kategorier, men denne opdeling er baseret på dine projektforventninger til kvalitet, kreativitet, omkostninger og leveringstid.
Enkle og standardiserede projekter. Disse typer projekter har normalt kun minimale behov for historiefortælling, der kræver få kreative valg og kan betragtes som "standardiserede" i forhold til andre projekter af samme slags, og som normalt kræver hurtige leveringstider. Eksempler på projekter af denne type er testimonials, interviews og resuméer af begivenheder samt enkle profiler, casestudier, produktdemonstrationer og tutorials.
På grund af deres manglende kompleksitet kan du, hvis du på forhånd har udvalgt dine kandidater og ved, at de kan levere den kvalitet, du går efter, nøjes med at dele dine tidligere skitserede grundlæggende projektdetaljer og bede om et tilbud.
Komplekse og kreative projekter. Denne type projekter har som regel et stærkt behov for historiefortælling, der kræver mange kreative valg, og som derfor vil omfatte et mere omfattende samarbejde mellem dig og din videoproduktionspartner. Eksempler på projekter af denne type omfatter video ads og -reklamer, brandfilm, produktfilm, dokumentarfilm, brandede serier og andre videoserier eller -kampagner, herunder flere kundehistorier, profiler, casestudier, produktdemonstrationer og tutorials.
På grund af kompleksiteten, den krævede kreativitet, den større investering og det længerevarende samarbejde, som denne type projekter kan kræve, vil du sandsynligvis gerne være mere grundig i din udvælgelsesproces og dermed også i din forberedelse. Derudover kan du med denne type projekter være mere interesseret i at høre kreative oplæg fra dine kandidater, hvor de skitserer mange af de kreative valg, som de foreslår, samt deres plan for at implementere dem og selvfølgelig give et tilbud, alt sammen i form af et forslag.
Som kunde har du et par valgmuligheder, hvis du gerne vil modtage forslag fra kandidater, afhængigt af det formalitetsniveau, som din organisation kræver. Hvis du f.eks. er en lille eller mellemstor virksomhed, og der ikke er mange bøjler at gå igennem i beslutningsprocessen, kan du nøjes med at gøre din due diligence ved at prækvalificere kandidater, dele dine grundlæggende projektdetaljer, bede om et tilbud og derefter anmode om et møde for at diskutere projektet og høre kreative forslag. Dette kan betragtes som et uformelt forslag. Men især hvis flere interessenter er involveret i beslutningsprocessen, kan du også bede dine kandidater om et formelt forslag.
En ting, man skal huske på, er, at det fra videoudbyderens synspunkt er et stort arbejde at sammensætte et kvalitetsforslag. Nogle udbydere nægter endda helt at udføre noget kreativt arbejde, før der foreligger en formel aftale med kunden. I sidste ende er det din beslutning, hvad du har brug for fra kandidaterne for at kunne træffe en beslutning. Er det bare et tilbud? Er det et tilbud sammen med et møde og et uformelt forslag? Eller er det at modtage et formelt forslag?
For mange større virksomheder og nonprofitorganisationer samt de fleste offentlige instanser er et formelt tilbud obligatorisk. Du opretter først et dokument med en anmodning om tilbud eller en RFP. Derefter deler du RFP'en med dine udvalgte kandidater, eller hvis du er en statslig eller almennyttig enhed, der kræver gennemsigtighed i kontraktudbud, gør du din RFP offentligt tilgængelig. RFP'er kan variere i kompleksitet, som regel bestemt af din organisations krav og projektbehov, men generelt bør en RFP for et videoprojekt indeholde følgende detaljer:
Et resumé af virksomheden eller organisationen med alle nøgleoplysninger, der er relevante for projektet.
En dybtgående projektoversigt, herunder:
Resumé af projektet.
Projektets mål og målsætninger.
Målgruppe.
Projektets længde.
Optagelsessteder, hvis de er låst fast.
Projektets tidslinje, herunder optagelsesdatoer, hvis de er fastlagt, og en projektdeadline.
Distribution , herunder specifikke distribution og betalte annoncekampagner.
Aktiver, der kan leveres.
Budgetområde.
Et kreativt oplæg, der beskriver, hvilken type pitch du er på udkig efter, og som indeholder alle de idéer, du allerede ved, du vil have med i forhold til historiefortælling, karakterer/emner, tone og stil samt:
En disposition eller et manuskript, hvis du allerede har udviklet et sammen med dit marketingteam.
Referencer til andre projekter med en lignende stil som det, du leder efter.
Deadline for indsendelse af forslag.
Kontaktpersonen for projektet, herunder kontaktoplysninger, hvis en ansøger har spørgsmål til RFP'en.
Derudover kan du overveje at tilføje nogle andre detaljer:
De primære kvalifikationer og/eller færdigheder, du leder efter hos kandidater, især hvis du ikke har prækvalificeret kandidater.
Hvor mange kandidater har du på forhånd valgt at sende RFP'er til? Det kan gøre en forskel for en boutique-virksomhed at vide, om de kun er en del af nogle få forhåndsudvalgte kandidater, eller om RFP'en er sendt ud til dusinvis af kandidater, eller om den er blevet offentliggjort.
Hvad er dine udvælgelseskriterier? Prioriterer du f.eks. erfaring, kreativitet, produktionskvalitet, hastighed eller selve tilbuddet, eller er det en blanding af alle eller nogle af dem?
Alle specifikke oplysninger om, hvordan du ønsker, at forslagene skal indsendes, herunder forslagets længde og formatering.
Alle andre vigtige krav, som din organisation måtte have, herunder eventuelle juridiske krav.
Det er selvfølgelig ikke alle projekter, der kræver en lang, detaljeret RFP, især ikke hvis du er en mindre organisation, og/eller hvis du vil bruge meget tid på at prækvalificere dine kandidater. Ideen er bare at give så mange projektoplysninger, som er nødvendige for, at kandidaten kan give dig et præcist forslag til, hvad de kan gøre, hvis de påtager sig dit projekt.
3. Navigering i udvælgelsesprocessen
Når du har besluttet, hvilken type videoproduktionspartner der passer bedst til din organisations behov, og du har skitseret dine grundlæggende projektdetaljer eller lavet en RFP, er du klar til at søge efter den rigtige partner. Men hvordan gør du det?
Trin 1: Indledende søgning
Først skal du identificere en første liste over mulige partnere. Her er nogle anbefalinger:
Spørg dit professionelle netværk, som du har tillid til, om anbefalinger.
Søg på nettet for at finde lokale udbydere, hvis du leder efter freelancere, eller hvis du leder efter videoproduktionsselskaber eller -bureauer, så søg efter udbydere, der har specialiseret sig i den type video, du vil lave, og mange af dem dækker store områder.
Brug professionelle servicebiblioteker, der indeholder lister og verificerede anmeldelser af udbydere af videoproduktion. For freelancere kan du overveje kataloger som Glimmer, Upwork eller Indiedoers. For videoproduktionsvirksomheder og -bureauer kan du overveje B2B-biblioteker som Clutch, Sortlist eller Digital Agency Network.
Trin 2: Prækvalificer dine kandidater
Når du har en første liste over mulige kandidater til videoproduktionspartnere, er næste skridt at evaluere deres arbejde og sikre, at deres færdigheder matcher dit projekts krav. Her er nogle anbefalinger:
Besøg deres hjemmeside og se deres arbejde. Nogle har måske "reels" med korte klip af deres bedste arbejde, mens andre har porteføljer med hele videoprojekter. Det er nyttigt at koncentrere sig om at se hele projekter, der ligner dit eget projekt, for at få en fornemmelse af, hvordan en færdig video kan se ud.
Stil dig selv nogle spørgsmål, når du har set deres arbejde:
Talte deres arbejde til dig?
Følte du, at deres historier var godt fortalt?
Kunne du lide den visuelle stil, de skabte?
Svarede deres produktionskvalitet til forventningerne til dit eget projekt?
Er der nogen områder af deres arbejde, som du synes var underordnet?
Hvis du har planer om at bruge deres ekspertise inden for markedsføring og distribution , så tjek deres kunders sociale medier for at se, hvordan tidligere projekter er gået.
Trin 3: Kontakt dine bedste valg
Når du har prækvalificeret dine kandidater og lavet en liste med de bedste valg, ideelt set 3-5 kandidater, er det tid til at tage den første kontakt. Ved enkle og standardiserede projekter skal du sende de grundlæggende projektoplysninger og bede om et tilbud. Ved komplekse og kreative projekter skal du enten sende de grundlæggende projektoplysninger og bede om et uformelt møde eller sende din RFP og bede om et formelt forslag.
Det er normalt en god idé at planlægge et indledende telefonopkald med dine bedste valg. Faktisk vil de fleste udbydere af videoproduktion sandsynligvis bede om et telefonopkald, når de har modtaget en anmodning, da det altid er godt at være i overensstemmelse med, hvad du vil have ud af projektet, og du får også mulighed for at lære hinanden bedre at kende.
Det er nu, du skal stille nogle spørgsmål som f.eks:
Hvad er deres proces og arbejdsgang?
Hvem ville være det vigtigste kontaktpunkt?
Tilbyder de alle de nødvendige tjenester?
De vil selvfølgelig også have deres egne spørgsmål for at kunne udarbejde et tilbud (formelt eller ej) til din overvejelse. Vær opmærksom på detaljeringsgraden i deres spørgsmål for at få en fornemmelse af, at de virkelig ønsker at forstå din organisation og dine projektbehov.
Trin 4: Gennemgå tilbud eller forslag
Når kandidaterne til din videoproduktionspartner har indsendt deres tilbud eller forslag, er det tid til at gennemgå dine muligheder.
For enkle og standardiserede projekter bør processen være ret nem. Hvis du har gjort din due diligence ved at prækvalificere dine kandidater og dele dine grundlæggende projektoplysninger, bør du være klar til at lave en liste over dine bedste valg, både baseret på deres tilbud og det kvalitetsniveau, du tror, de kan levere.
For komplekse og kreative projekter vil processen være lidt mere kompliceret, da du skal gennemgå dine kandidaters forslag. Kreative forslag indeholder normalt følgende komponenter:
En beskrivelse af videoproduktionspartnerens organisation, herunder relevant erfaring.
Et resumé af deres generelle kreative "pitch" på videoprojektet.
Afhængigt af projektet kan de omfatte en disposition eller et manuskript med en klar struktur, der berører alle vigtige øjeblikke.
En beskrivelse af tonen og stilen i videoen, nogle gange med referencebilleder eller videolinks.
En beskrivelse af produktionsprocessen med en tidslinje for hvert trin.
Et citat.
Det er vigtigt at bemærke, at forslag er indledende forslag til kreativitet, produktion og budget. De repræsenterer videoproduktionspartnerens første forsøg på at opfylde dit projekts behov. Alligevel bør de give dig en god idé om deres ekspertise inden for historiefortælling og produktion.
Stil dig selv nogle spørgsmål, når du har gennemgået deres forslag:
Tror du, de forstod din organisations brand?
Tror du, at de forstod dine projektmål?
Hvor tæt kommer deres kreative pitch på det, du havde forestillet dig for dit projekt? Løfter det dit projekt?
Virker deres produktionstilgang og tidslinje realistisk?
Holdt de sig inden for dit budget? Hvis ikke, tror du så, at det var nødvendigt med afvigelser?
Når du har gennemgået alle forslag, bør du bede om et telefonopkald eller et møde med dine topkandidater for at gennemgå deres forslag. Det er også nu, du skal inddrage andre interessenter fra din organisation, som skal godkende beslutningen. På dette møde skal du ikke holde dig tilbage fra at diskutere eventuelle kreative eller produktionsmæssige valg, som du ikke følte var helt i overensstemmelse med dit projekt.
Stil dig selv nogle spørgsmål efter mødet om gennemgang af forslaget:
Kan du se dig selv samarbejde med denne kandidat? Ville du nyde samarbejdet?
Hvordan reagerede de på eventuel feedback? Var de åbne eller lukkede?
Føler du dig tryg ved at lægge dit projekt i deres hænder?
Trin 5: Træf en beslutning og underskriv en kontrakt
Når du har valgt din videoproduktionspartner, bør du færdiggøre din beslutning ved at underskrive en kontrakt. Nogle udbydere bruger en "aftale om produktionstjenester", mens andre bruger et afsnit med "vilkår og betingelser" som en del af godkendelsesprocessen. Uanset kontrakttype skal du være opmærksom på detaljerne. En kontrakt er en beskyttelsesmekanisme for begge parter og hjælper med at formalisere projektet.
En kontrakt bør som minimum indeholde følgende punkter:
En beskrivelse af projektet, herunder alle tekniske krav og leverancer.
En tidslinje for produktionen, inklusive faser for kundefeedback.
Et detaljeret projekttilbud, inklusive betalingsplan.
En beskrivelse af projektledelsen, herunder de vigtigste kontaktpunkter fra begge sider, som skal indgå i al projektkommunikation.
En fortrolighedspolitik for klientmaterialer.
En forklaring på, hvordan aflysninger af optagelser, projektforsinkelser, ændringer i projektbeskrivelse/omfang og eventuelle overskridelser håndteres.
En beskrivelse af optagelsernes ejerskab.
Så er det nok! Hvis du vil have indsigt i det næste trin på din rejse, produktionsprocessen, anbefaler vi, at du læser vores guide: En dybdegående guide til de 6 faser af brandvideoproduktion.
Vi håber, at denne guide har været nyttig, og ønsker dig held og lykke på din videoproduktionsrejse. Hvis din organisation nogensinde får brug for et boutique-videoproduktionsbureau med speciale i dokumentarisk brand content, så tjek vores arbejde ud, se vores tjenester og proces, og kontakt os.
Se flere indsigter:
